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ECM meets Kollaboration: Eine Lösung für mehr Zusammenarbeit

Die Transformation der Arbeitswelt stellt Unternehmen vor viele neue Herausforderungen, gerade im Hinblick auf das Thema Zusammenarbeit. Vor allem die Corona-Pandemie hat viel dazu beigetragen, dass klassische Arbeitsmodelle schnell als überholt galten. In kürzester Zeit leerten sich viele Büroräume, und das Homeoffice war plötzlich kein neuzeitliches Phänomen aufstrebender Startups mehr – sondern die neue hygienekonforme Realität sowohl in den Chefetagen von DAX-Konzernen wie in der Buchhaltung des lokalen Verbrauchermarktes. Videokonferenztools wie Zoom, Teams und Skype ersetzten den beliebten Kantinentalk, Meetingräume fristeten ein einsames Dasein und jeglicher Flurfunk verlagerte sich in den virtuellen Dschungel vereinzelter Chatgruppen. Mit der Digitalisierung der Kommunikationsstandards innerhalb der Unternehmen galt es nun auch neue Konzepte für den Umgang mit Geschäftsinformationen zu finden. Längst ist die analoge Zustellung von Lieferscheinen und Rechnungen dem elektronischen Informationsaustausch gewichen. Während früher Vertragsentwürfe im Rahmen von Freigabeprozessen mehrfach kopiert und dezentral abgelegt oder zentimeterdicke Papierakten in staubigen Archivräumen versteckt wurden, hat sich der Verwaltungsaufwand nun ins Digitale verschoben. Das Chaos ist jedoch häufig geblieben, nur breitet sich dieses auf zahlreichen Festplatten sowie dezentral gepflegten Filesystemen aus.


Digitale Technologien für die Strukturierung von Informationen

Enterprise-Content-Management-Systeme wie enaio® von OPTIMAL SYSTEMS sorgen dafür, dass der tägliche Einsatz rund um die Organisation des Unternehmenswissens deutlich reduziert und die Geschwindigkeit der Wertschöpfung nachhaltig gesteigert werden kann. Das Belegen auch Zahlen des Digital Office Index des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (Bitkom). So haben inzwischen mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen mindestens eine ECM-Lösung im Einsatz. Darunter machen die Öffentlichen Verwaltungen den größten Anteil aus, dahinter folgen Banken und Finanzdienstleister sowie der Handel. Als Anwendungsbereiche wurden am häufigsten die Digitalisierung von Dokumenten, das Prozessmanagement sowie Business Collaboration genannt. Während Sachbearbeiter*innen früher fast ein Drittel der Arbeitszeit für die Suche nach Unterlagen investierten, profitieren sie heute vom zentralen und transparenten Informationszugriff, von einer größeren Auskunftsfähigkeit und schnelleren Vorgangsbearbeitungen. Auf diese Weise haben Enterprise Content Management-Systeme zu einer deutlichen wie nachhaltigen Entschlackung von Verwaltungsprozessen geführt – vor allem im Hinblick auf eine effektivere und flexiblere Form der Zusammenarbeit. Jedoch nicht ohne eine gewisse Einschränkung, denn dies gilt zunächst vorwiegend für alle Mitarbeiter*innen und Fachabteilungen, die an das ECM angebunden sind.


Dienstleister, Partner und Kunden einbinden

Doch wie funktioniert der Austausch von Dokumenten mit Externen, beispielsweise mit Kunden, Partnern und Lieferanten, die keinen Zugriff auf die Enterprise Content Management-Technologie haben? Schließlich ist das Teilen von Ordnern in der ECM-Umgebung sowie die parallele Verwendung von Sharingplattformen wie Google Drive oder Dropbox umständlich: Die dort verwendeten Daten müssen regelmäßig synchronisiert werden – und eine direkte Verknüpfung existiert zumeist nicht.


An dieser Stelle kommt enaio® coLab ins Spiel: Das Document Sharing-Tool ist eine Erweiterung des ECM-Systems enaio® und ermöglicht kollaboratives Arbeiten für den standortunabhängigen und unternehmensweiten Austausch von Dokumenten. Alle Informationen sind jederzeit zentral von jedem beliebigen Ort abrufbar – und zugleich im Dokumentenmanagement-System sicher archiviert.


Nach Einrichtung eines entsprechenden Projektraums können enaio®-Nutzer*innen direkt über den Browser auf Dokumente zugreifen, diese dort hoch- wie herunterladen und bearbeiten sowie mit Externen teilen. Jedes Dokument, das ein enaio®-Nutzer in ein enaio® coLab-Register einordnet, findet sich automatisch auch in der Dokumentenübersicht im Projektraum wieder. Im Rahmen des Projektstarts lassen sich zudem Aufgaben definieren und den entsprechenden Nutzer*innen zuweisen. Mit einem Blick wird sichtbar, welche Aufgabe zu welchem Datum fällig ist. Die Notizfunktion bietet die Möglichkeit, Anmerkungen zu hinterlassen, ohne dass das Dokument zuvor geöffnet werden muss. Per E-Mail erhalten die Teilnehmer eine entsprechende Benachrichtigung. Dank der integrierten Kommentarfunktion können sie mit anderen Projektbeteiligten auf direkte Weise Informationen austauschen. Die Anmeldung erfolgt für enaio®-Nutzer über den Login zu ihrem Enterprise Content Management-System enaio®.


Externe Anwender*innen können sich über verschiedene Authentifizierungsdienste wie LinkedIn, Windows Live ID, Google oder per E-Mail anmelden. So erhalten eingeladene Projektteilnehmer*innen den direkten Zugang zu den freigegebenen Projekträumen, während Administrator*innen die Kontrolle darüber behalten, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.



Anwendungsszenarien für erfolgreiche Kollaboration

Wie sieht ein typisches Anwendungsbeispiel für enaio® coLab aus?

Szenarien hierfür finden sich in vielen unterschiedlichen Bereichen, so unter anderem im Bauwesen. Hier kommen viele interdisziplinäre Herausforderungen zusammen, ein gemeinsames planvolles Vorgehen seitens der verschiedenen Stakeholder ist unvermeidlich. enaio® coLab unterstützt enaio®-Anwender*innen beim koordinierten Austausch von Unterlagen im Rahmen eines Bauprojekts. Ob Baugenehmigungen, statische Berechnungen, Bauausführungspläne oder Prüfberichte – ein flexibler wie vor allem sicherer Austausch von projektrelevanten Dokumenten zwischen den verschiedenen Projektteilnehmern erleichtert den Kommunikationsfluss und sorgt für Transparenz und Vertrauen. So profitieren alle Beteiligten (auch dank der integrierten Versionskontrolle) vom selben Planungs- und Wissensstand.


Auch in der Logistik stapeln sich die Daten und Dokumente: Kommissionierlisten, Rechnungen, Frachtpapiere, Verträge und Korrespondenzen müssen täglich gesichtet, geprüft und revisionssicher archiviert werden. Hier ist ein schneller und unkomplizierter Informationszugriff für die unterschiedlichen Logistikbereiche von besonders großer Wichtigkeit, um unnötige Verzögerungen im Material- und Warenfluss zu vermeiden. Einkauf, Beschaffung, Instandhaltung, Distribution oder Personal – in all diesen Bereichen wird mit Dienstleistern und Lieferanten zusammengearbeitet. In enaio® coLab sind die Information datenschutzkonform hinterlegt, und die Projektbeteiligten haben jederzeit alle relevanten Papiere digital und datenschutzkonform in der Dateiübersicht ihres Projektraums. Besonders vorteilhaft: Dank eines feingranularen Rollen- und Rechtemanagements können Projektadministrator*innen jeder Person die bevorzugte Rolle (Gast/Standard/Besitzer) zuweisen. Die Teilnehmer*innen sind somit entweder nur lese-, oder auch zusätzlich schreibberechtigt und kann eigene Dokumente in die Projekträume hochladen.


Fazit: Die intelligente Document-Sharing-Lösung enaio® coLab fördert den sicheren und optimalen Austausch mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, um innerhalb kürzester Zeit Informationen gemeinsam teilen, bearbeiten und sicher ablegen zu können.



Gastbeitrag

Autor: OPTIMAL SYSTEMS - A KYOCERA GROUP COMPANY