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Erfolgreiches Onboarding in Zeiten des virtuellen Arbeitens

Das Jahr 2020 hat, wie selten eines davor, die Arbeitswelt vieler Menschen grundlegend verändert. Virtuelle Zusammenarbeit ist von einem Tag auf den anderen von einem Benefit, mit dem die Unternehmen Mitarbeiter*innen gewinnen konnten, hin zum Alltag von vielen geworden. Bis zum Sommer ist der Anteil der Belegschaft, die Homeoffice nutzen um 22 Prozent gestiegen (Statista 2020). Aber hat sich auch der Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter*innen in dieser Zeit verändert?

In einer Studie von Haufe über den Zeitraum von Juli bis Oktober 2020, wurden 553 Personalverantwortliche befragt, wie sie aktuell den Onboarding Prozess handhaben. Das Ergebnis war wenig überraschend, denn der Bedarf für eine Veränderung des Prozesses wurde erkannt, aber es scheitert häufig an der digitalen Implementierung.



In der ersten Phase des Lockdowns im März diesen Jahres, konnten 78 Prozent der Befragten keine weiteren digitalen Maßnahmen zur Eingliederung einleiten. Das liegt vermutlich vor allem daran, dass die Treiber, also HR und Personalbereiche damit beschäftigt waren, die neuen Strukturen und Prozesse zur virtuellen Zusammenarbeit umzusetzen. Das hatte zur Folge, dass circa 40 Prozent der Unternehmen Probleme mit der Eingliederung der neu eingestellten Mitarbeiter*innen hatten. Daraus resultierten ein fehlender persönlicher Austausch, schwierigere Einarbeitung und mangelnde informelle Vernetzungsmöglichkeiten der Mitarbeiter.

So bemängelten viele den fehlenden persönlichen Austausch und mangelnde informelle Vernetzungsmöglichkeiten. Das Gespräch am Coffee Point, das Kennenlernen in großer Runde beim Bürorundgang und auch das gemeinsame Mittagessen fiel weg. Da das Bedürfnis nach sozialen Kontakten und Zugehörigkeit gerade im neuen Unternehmen besonders wichtig ist, setzten einige auf kreative Lösungen. Neben der Einführung von Webinaren für die Einarbeitung und das Versenden von Care-Paketen haben einige Unternehmen auch digitale Kennenlern-Meetings oder virtuelle Verabredungen zur Mittags-oder Kaffeepause organisiert.


Onboarding wird noch immer zu wenig beachtet

Erschreckend ist aber, dass der Umfrage zufolge nur 22% der befragten Unternehmen während des März-Lockdowns die zusätzlichen digitalen Maßnahmen eingeführt haben, um neue Mitarbeiter*innen zu integrieren. Beachtliche 78% haben keine zusätzlichen dieser Onboarding-Maßnahmen ergriffen. Besonders tragisch ist, dass 83% der Befragten überzeugt sind, dass die Fluktuation im ersten Jahr durch ansprechende Onboarding-Maßnahmen verringert werden kann. Immerhin ist ein kleiner positiver Trend erkennbar. Im Vergleich zum Vorjahr haben mehr Unternehmen erkannt, wie wichtig es ist, ein eigenes Budget für Onboarding-Maßnahmen zur Verfügung zu stellen. Dieses wuchs von 12% 2019 auf 22% in 2020.

Die Erfahrungen mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter*innen in diesem Jahr haben gezeigt, wie schnell auch hier ein Umdenken der HR-Verantwortlichen benötigt wird. Einige haben dies erkannt und auch umgesetzt, viele jedoch noch nicht. Aber welche praktischen Ansätze für eine gelungene Onboarding Praxis in Zeiten einer Pandemie gibt es?


Praktische Ansätze für eine gelungene Onboarding Praxis

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass das Onboarding nicht mit dem ersten Tag beginnt, sondern viel früher. Spätestens nach dem Eingang des unterzeichneten Vertrages sollte man damit starten. Ein regelmäßiger Kontakt mit dem*r zukünftigen Mitarbeiter*in hilft vor Arbeitsbeginn die Bindung zu erhöhen. Denn immerhin gibt es bei rund 30 Prozent der Unternehmen bereits Kündigungen vor dem Arbeitsbeginn (FAZ, 2020).

Zu den regelmäßigen Updates gehört außerdem eine vorab versendete Agenda des ersten Arbeitstages. Diese gibt den Mitarbeiter*innen Sicherheit durch eine klare Erwartungshaltung. Am ersten Tag ist es besonders wichtig, dass alle technischen Arbeitsmittel und Zugänge bereitstehen und benutzt werden können. Gerade im Home-Office ist es wichtig, dass ein adäquates Care Paket mit allen wichtigen Ressourcen und auch ein paar Nettigkeiten pünktlich bereit steht.

Natürlich ist der Ablauf am ersten Tag virtuell schwieriger zu gestalten. Hier müssen Sie umso mehr darauf achten, dass der soziale Aspekt nicht zu kurz kommt. Veranstalten Sie einen virtuellen Rundgang oder eine Kennenlern-Runde.

Aber mit dem ersten Tag ist es nicht vorbei.


Onboarding nach dem ersten Tag

Bleiben Sie permanent am Ball und terminieren Sie am besten noch vor dem Start einen festen Ablauf für das individuelle Kennenlernen mit weiteren Mitarbeiter*innen. Sie sind dafür verantwortlich, den Neuankömmlingen dabei zu helfen so schnell wie möglich ein eigens Netzwerk aufzubauen, auch virtuell. Nutzen Sie virtuelle Formen von Lunch Dates, Kaffeepausen und Afterwork Formaten. Ein Buddy System bietet auch in der virtuellen Form eine*n feste*n Ansprechpartner*in für alle Themen, ob formell oder informeller Art. Außerdem ist gerade in der ersten Zeit das Feedback enorm wichtig. Fordern Sie durch die Vorgesetzten aktiv Feedback ein und geben Sie es auch. Davon profitieren alle, ob es eine klare Erwartungshaltung an den Neuzugang ist oder ein frischer Input für die Abteilung.

Zeigen Sie vor allem, dass Sie auch für weiche Belange offen sind, getreu dem Motto Distant Socializing, statt Social Distancing. Über das Onboarding hinaus ist es aber für die gesamtheitliche Employee Experience wichtig, wie die Mitarbeiter*innen effektiv und effizient virtuell zusammenarbeiten können. Um die virtuellen Teams langfristig zu unterstützen haben wir mit der Co:Box einen Begleiter entwickelt, der den Mitarbeiter*innen dabei hilft auf die physische und psychische Gesundheit zu achten und produktiv zusammenzuarbeiten.


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