KI-Strategie und KI-Fahrplan im Mittelstand: Von einzelnen Ideen zur klaren Umsetzung

Was ist eine KI-Strategie?

Eine KI-Strategie beschreibt, welche Rolle Künstliche Intelligenz für die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens spielen soll und welche Ziele damit erreicht werden sollen.

Sie beantwortet beispielsweise:

• Wo soll KI konkret Wert schaffen?

• Welche Prozesse und Geschäftsbereiche haben Priorität?

• Welche Kompetenzen benötigen Mitarbeitende?

• Welche technologischen Voraussetzungen sind notwendig?

• Welche Regeln und Verantwortlichkeiten braucht das Unternehmen?

• Welche Projekte sollen zuerst umgesetzt werden?

Gerade für mittelständische Unternehmen sollte eine KI-Strategie allerdings kein umfangreiches Strategiepapier sein.

Entscheidend ist, aus der strategischen Richtung einen konkreten KI-Fahrplan abzuleiten.

Was ist ein KI-Fahrplan?

Ein KI-Fahrplan übersetzt die KI-Strategie in konkrete Maßnahmen und Prioritäten.

Er beantwortet vor allem die Frage:

Was tun wir als Nächstes?

Ein guter KI-Fahrplan zeigt:

• welche KI-Anwendungsfälle priorisiert werden,

• welche Projekte kurzfristig gestartet werden,

• welche Voraussetzungen zuerst geschaffen werden müssen,

• wer Verantwortung übernimmt,

• welche Kompetenzen aufgebaut werden,

• welche Technologien eingesetzt werden,

• wann Ergebnisse überprüft werden.

Für viele mittelständische Unternehmen ist der KI-Fahrplan deshalb wichtiger als ein theoretisch perfektes Strategiepapier.

Warum brauchen Unternehmen überhaupt eine KI-Strategie?

In vielen Unternehmen entsteht KI aktuell dezentral.

Einzelne Mitarbeitende nutzen ChatGPT. Ein Fachbereich testet Microsoft Copilot. Die IT prüft KI-Agenten. Führungskräfte besuchen Schulungen. Gleichzeitig entstehen erste Automatisierungsprojekte.

Das ist ein guter Anfang.

Problematisch wird es, wenn daraus viele Einzelaktivitäten ohne gemeinsame Richtung entstehen.

Typische Folgen sind:

• doppelte Projekte,

• ungeklärte Verantwortlichkeiten,

• Sicherheitsrisiken,

• wenig messbarer Nutzen,

• geringe Nutzung,

• Tool-Wildwuchs,

• Investitionen ohne klare Priorität.

Eine KI-Strategie schafft deshalb nicht mehr Bürokratie, sondern Orientierung und Fokus.

Muss eine KI-Strategie im Mittelstand komplex sein?

Nein.

Eine mittelstandsgerechte KI-Strategie sollte vor allem drei Eigenschaften besitzen:

Klar

Die Geschäftsführung und die Mitarbeitenden müssen verstehen, welche Rolle KI spielen soll.

Realistisch

Die Strategie muss zu Ressourcen, Kompetenzen und technischen Möglichkeiten des Unternehmens passen.

Umsetzbar

Am Ende müssen konkrete Projekte, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte stehen.

Eine 80-seitige Präsentation schafft noch keinen Wettbewerbsvorteil.

Ein klar priorisierter Fahrplan mit fünf konkreten Maßnahmen kann deutlich wertvoller sein.

Wie entwickelt man eine KI-Strategie?

Ein pragmatisches Vorgehen besteht aus mehreren Schritten.

1. Unternehmensziele verstehen

KI sollte nicht bei der Technologie beginnen.

Die erste Frage lautet:

Was wollen wir als Unternehmen verbessern?

Beispiele können sein:

• Produktivität steigern,

• Fachkräftemangel abfedern,

• Prozesse beschleunigen,

• Servicequalität erhöhen,

• Wissen besser verfügbar machen,

• Wachstum ermöglichen,

• neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln.

Erst danach sollte geprüft werden, welchen Beitrag KI dazu leisten kann.

2. Standort bestimmen

Wo steht das Unternehmen heute?

Relevant sind unter anderem:

• bestehende KI-Nutzung,

• vorhandene Kompetenzen,

• Daten und Systeme,

• Prozesse,

• Governance,

• aktuelle Projekte,

• Erwartungen von Führungskräften und Mitarbeitenden.

3. KI-Potenziale identifizieren

Anschließend werden relevante Anwendungsfälle gesammelt.

Dabei sollte nicht die Frage im Vordergrund stehen:

„Was kann KI alles?“

Sondern:

„Wo haben wir heute Probleme, Engpässe oder unnötigen Aufwand?“

4. Anwendungsfälle priorisieren

Nicht jeder mögliche KI-Anwendungsfall sollte umgesetzt werden.

Bewertet werden sollten beispielsweise:

• wirtschaftlicher Nutzen,

• Zeitersparnis,

• strategische Bedeutung,

• Umsetzbarkeit,

• Datenverfügbarkeit,

• Risiko,

• Akzeptanz,

• Aufwand.

So entsteht ein priorisiertes Portfolio.

5. Voraussetzungen definieren

Für die Umsetzung müssen häufig zusätzliche Voraussetzungen geschaffen werden.

Dazu gehören:

• KI-Kompetenz,

• klare Verantwortlichkeiten,

• geeignete Tools,

• Datenschutz und Sicherheit,

• technische Schnittstellen,

• Datenzugriffe,

• Governance-Regeln.

6. KI-Fahrplan erstellen

Aus allen Erkenntnissen entsteht ein konkreter Plan.

Ein sinnvoller KI-Fahrplan unterscheidet beispielsweise:

Jetzt: Maßnahmen für die nächsten drei MonateAls Nächstes: Projekte für drei bis zwölf MonateSpäter: strategische Entwicklungen für die folgenden Jahre

Dadurch bleibt die Strategie handhabbar.

Wie findet man die richtigen KI-Anwendungsfälle?

Die besten KI-Anwendungsfälle liegen häufig nicht dort, wo die Technologie besonders spektakulär wirkt.

Sie liegen dort, wo heute viel Zeit, Geld oder Aufmerksamkeit verloren geht.

Typische Ansatzpunkte sind:

• repetitive administrative Tätigkeiten,

• Dokumentenverarbeitung,

• interne Recherche,

• Angebotserstellung,

• Kundenkommunikation,

• Meeting-Dokumentation,

• Wissensmanagement,

• Reporting,

• Vertriebsunterstützung,

• Datenanalyse.

Ein KI-Anwendungsfall ist besonders interessant, wenn er gleichzeitig hohen Nutzen und realistische Umsetzbarkeit bietet.

Welche Rolle spielt der ROI?

Eine zentrale.

KI-Projekte sollten nicht allein deshalb umgesetzt werden, weil sie technisch möglich sind.

Bereits vor Projektbeginn sollte möglichst klar sein:

Welchen wirtschaftlichen oder qualitativen Nutzen erwarten wir?

Mögliche Kennzahlen sind:

• eingesparte Arbeitsstunden,

• verkürzte Bearbeitungszeiten,

• reduzierte Kosten,

• höhere Qualität,

• geringere Fehlerquoten,

• zusätzliche Kapazität,

• höhere Abschlussraten,

• bessere Kundenorientierung.

Nicht jeder Nutzen lässt sich sofort in Euro ausdrücken. Trotzdem sollte jedes Projekt ein klares Ziel besitzen.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende in der KI-Strategie?

Eine KI-Strategie kann nicht unabhängig von den Menschen im Unternehmen entwickelt werden.

Mitarbeitende kennen die tatsächlichen Prozesse, Medienbrüche und täglichen Probleme oft besser als jede externe Analyse.

Gleichzeitig müssen sie die späteren Lösungen anwenden.

Deshalb sollten Fachbereiche frühzeitig eingebunden werden.

Das hat zwei Vorteile:

Bessere Anwendungsfälle und höhere Akzeptanz.

KI-Strategie und Kompetenzentwicklung sollten deshalb nicht getrennt voneinander betrachtet werden.

Was gehört in einen guten KI-Fahrplan?

Ein guter KI-Fahrplan sollte mindestens folgende Punkte enthalten:

Ziele: Was soll KI für das Unternehmen erreichen?

Anwendungsfälle: Welche Projekte besitzen Priorität?

Verantwortung: Wer steuert das Thema KI?

Kompetenzen: Welche Fähigkeiten müssen aufgebaut werden?

Technologie: Welche Systeme und Plattformen werden benötigt?

Governance: Welche Regeln gelten?

Umsetzung: Wann starten welche Projekte?

Messung: Wie bewerten wir den Erfolg?

Damit wird der Fahrplan zu einem praktischen Steuerungsinstrument.

Wie häufig sollte eine KI-Strategie überprüft werden?

Regelmäßig.

KI entwickelt sich schneller als klassische mehrjährige Strategiezyklen.

Ein KI-Fahrplan sollte deshalb nicht als unveränderlicher Fünfjahresplan verstanden werden.

Sinnvoll ist eine regelmäßige Überprüfung:

• Welche neuen Möglichkeiten gibt es?

• Welche Projekte funktionieren?

• Was haben wir gelernt?

• Wo entstehen neue Risiken?

• Welche Prioritäten verändern sich?

Die Richtung bleibt bestehen, der konkrete Weg darf sich verändern.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Strategie und KI-Umsetzung?

Die Strategie beantwortet:

Wo wollen wir hin und was hat Priorität?

Die Umsetzung beantwortet:

Wie bringen wir die ausgewählten Lösungen tatsächlich in den Arbeitsalltag?

Beides gehört zusammen.

Eine Strategie ohne Umsetzung bleibt Theorie.

Umsetzung ohne Strategie führt dagegen schnell zu vielen isolierten Einzelprojekten.

Fazit: Ein guter KI-Fahrplan schafft Klarheit

Mittelständische Unternehmen brauchen keine komplizierte KI-Strategie.

Sie brauchen Klarheit darüber:

Wo stehen wir? Wo bringt KI uns wirklich etwas? Was machen wir zuerst? Und wer setzt es um?

Genau dafür dient ein KI-Fahrplan.

ONESTOPTRANSFORMATION unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Entwicklung von KI-Strategie und KI-Fahrplan – von der Standortbestimmung über die Identifikation und Priorisierung von Anwendungsfällen bis zur konkreten Umsetzung.

Als externe KI-Abteilung verbinden wir dabei KI-Kompetenz, strategische Orientierung und technische Umsetzung aus einer Hand.